Kako da za par minuta uporediš šta si naručio, šta ti je isporučeno i šta ti je naplaćeno, prije nego što faktura ode na plaćanje.

Provjera fakture dobavljača protiv narudžbenice znači da prije plaćanja uporediš tri stvari: šta si naručio (narudžbenica), šta si dobio (otpremnica ili prijem robe) i šta ti se naplaćuje (faktura). Ako se cijena, količina ili stavka razlikuju, to se vidi prije nego što novac ode, ne poslije. U firmama u regionu ovaj korak najčešće ne postoji, ne zato što je komplikovan, nego zato što niko fizički ne stigne da uporedi desetine faktura mjesečno red po red.

Razlika od par posto na cijeni, jedna dodatna stavka koja nikad nije naručena ili količina koja ne odgovara otpremnici, to su greške koje se pojedinačno čine sitne. Kad se ponavljaju mjesecima kroz desetine dobavljača, cure firmi novac koji niko ne primijeti dok se ne uradi detaljna revizija, a do tada je taj novac odavno plaćen i najčešće nepovratan.

U ovom vodiču ćeš saznati kako da organizuješ narudžbenice i fakture na jedno mjesto, kako da uz jedan prompt AI alatu uporediš fakturu sa narudžbenicom i otpremnicom, i kako da ovu provjeru pretvoriš u sedmičnu rutinu koja traje pola sata umjesto da se radi nasumično ili nikako.

Zašto se ova provjera preskače, iako je jednostavna

Provjera fakture protiv narudžbenice, poznata u računovodstvu kao trosmjerno poređenje (naziv dolazi od tri dokumenta koja se upoređuju: narudžbenica, otpremnica i faktura), postoji kao koncept decenijama. Svaki udžbenik računovodstva je pominje, svaka veća firma sa ERP sistemom je ima automatizovanu. Problem je što u firmama sa deset do pedeset zaposlenih, bez skupog ERP-a, ovaj korak gotovo uvijek otpadne prvi kad nedostaje vremena.

Razlog je jednostavan. Ručno poređenje znači da neko otvori narudžbenicu, otvori fakturu, otvori otpremnicu ako uopšte postoji u papirnom obliku, i prstom prati red po red da li se cijena i količina slažu. Za jednu fakturu sa deset stavki to je desetak minuta pažljivog rada. Za firmu koja prima pedeset faktura mjesečno, to je cijeli radni dan, i to dan koncentrisanog, dosadnog posla bez prostora za grešku. Kad ponestane vremena, faktura se plati na osnovu povjerenja da je dobavljač poslao tačan iznos, i to povjerenje se u praksi isplati u devet od deset slučajeva, ali ta desetina zna biti skupa.

Cijena varijacije od svega tri do pet posto po fakturi, kad se pomnoži sa desetinama dobavljača i mjesecima poslovanja, prerasta u iznos koji bi svaki vlasnik primijetio da je stigao kao jedan račun. Problem je što stiže razliven kroz stotine sitnih faktura, pa ga niko ne vidi u cjelini dok se neko namjerno ne pozabavi analizom unazad. Za širu sliku o tome gdje firma gubi novac na sličan, neupadljiv način, pogledaj naš vodič o obradi ulaznih faktura, koji pokriva kako se čitav proces prijema faktura organizuje bez skupog softvera: AI za obradu faktura, kraj ručnog prekucavanja.

AI za obradu faktura: vodič bez prekucavanja | AI Balkan

Kraj mjeseca, gomila PDF faktura u inboxu i sati prekucavanja u tabelu za knjigovođu. Ovaj vodič pokazuje kako AI taj posao svede na deset minuta pregleda, sa alatima koje već imaš, uz kontrolne zbirove koji hvataju greške prije nego što postanu skupe.

AIBalkan - vijesti o vještačkoj inteligencijiVladimir Sukara

Šta AI tačno provjerava, a šta ostaje na čovjeku

AI u ovom procesu ne odlučuje ništa. On čita tri dokumenta, poredi brojeve i označava gdje se ne slažu. Konkretno, iz narudžbenice izvlači naziv i šifru artikla, naručenu količinu i dogovorenu cijenu. Iz otpremnice ili potvrde prijema izvlači isporučenu količinu. Iz fakture izvlači fakturisanu količinu, cijenu i ukupan iznos po stavci. Zatim upoređuje sva tri seta brojeva i ispisuje svako odstupanje, veću cijenu, manju količinu, stavku koja se pojavljuje na fakturi a nema je u narudžbenici, ili obrnuto.